報連相ができていないって、、、。やってるつもりなのになぁ、、、。
そんな悩みにお答えします。
☑️記事の内容
- 【本当に知っている？】報連相のコツと事例
- そもそも「報連相」はばぜ必要なのか？
- 報連相が上手い人は評価が高い？
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。
そんな私が解説します。
【本当に知っている？】報連相のコツと事例
報連相のコツは「件名→結論→事例→自分の考え」で行うことです。
この順番をテンプレとし、手短に行うとを意識すればOKです。
報告、連絡、相談の事例を紹介します。
報告の例
部長指示されたA作業の進捗状況の報告
- 半分しか進んでいない
- 資料がが整理されていないため余計な作業が負担となっているから
- 納期に間に合うかどうかの瀬戸際
- 納期に間に合わすために残業をしたい
という内容の報告をします。この内容をテンプレ順に伝えます。
「部長、ご報告があるのですがお時間よろしいですか？」（件名 報告があることを伝える）
「A作業の進捗状況の件です。」（件名 A作業の進捗状況の報告であることを伝える）
「現在、半分程度しか進んでおらず、納期に間に合いそうにありません」 （結論 報告したい結論を伝える）
「主な要因としては、資料が想定以上にまとまっておらず余分な作業が負担となっているためです」（事例 結論を理由づける事実、事例を伝える）
「リカバリーのため、本日、明日と残業をして取り組む予定です」（自分の考え 報告した事に対しての自分の行動予定を伝える）
と、このように「件名→結論→事例→自分の考え」で報告します。
連絡の場合
- 今日の出勤人員は15名
- 昨日より2名少ない
- 特に問題なく現場運用できそうだ
という内容の相談をします。この内容をテンプレ順に伝えます。
「課長、連絡事項がります。」（件名 連絡があることを伝える）
「本日の出勤人員についてです。」（件名 出勤人員についての連絡であることを伝える）
「本日の出勤人員は15名です。」（結論 連絡事項の情報を伝える）
「昨日より2名少ない人員です。」（事例 事実を事例として伝える）
「職場運用は問題なく行えます」（自分の考え 問題ないことを伝える）
と、このように「件名→結論→事例→自分の考え」で連絡します。
相談の場合
- A設備とB設備どちらを導入するべきか迷っている
- コストではA設備、能力ではB設備、が優位
- 納期は同じくらい、過去にB設備のメーカーと付き合いがある
- 原価焼却を考えるとA製品かと思うが判断できない
- どちらにするのかの判断についてアドバイスが欲しい
という内容の相談をします。この内容をテンプレ順に伝えます。
「部長、ご相談があるのですががお時間よろしいですか？」（件名 相談があることを伝える）
「設備の新規導入の件です。」（件名 設備の導入の件であることを伝える）
「A設備、B設備、どちらを導入すべきか迷っています。選定に際してのアドバイスがあれば頂戴したいと思っております。」（結論 相談したい事を具体的にを伝える）
「コスト、能力、納期について検討したのですがどれも決定的な決め手とならないのです。」（事例 結論を理由づける事実、事例を伝える）
「私としては、減価償却で有利なA設備の導入をすべきと考えております。」（自分の考え 相談した事に対しての自分なりの結論伝える）
「その他、選定に際してのアドバイスがあれば頂戴したいと思っております。」（結論 相談したいことを再度伝える）
と、このように「件名→結論→事例→自分の考え」で相談します。
そもそも「報連相」はばぜ必要なのか？
報連相は業務をスムーズに進めるために必要です。
失敗の原因の90％以上はコミュニケーションに関係していると言われています。
例えば
不具合の情報が現場で止まっていて上司に伝わらければ、上司はその不具合に対しての判断ができなくなります。
そうすればこの不具合の解決は難しいものになってしまいます。
他にも、
情報の伝えるタイムングが遅すぎて対処できない。
伝え方が不十分で間違った判断するための情報が少ない。
など、コミュニケーション不足で失敗は起きているのです。
そのため「報告、連絡、相談」といった社内コミュニケーションの基本とされる「報連相」が重要視されているのです。
報連相が上手い人は評価が高い？
同じ仕事の結果を出す2人がいても、「報連相」が上手い人の方が評価が随分と高くなります。
なぜなら上司が評価するのは「結果とその過程、思考能力、人間性、他者への影響」など様々な項目で評価するからです。
「報連相」が上手い人は
- 論理的な思考能力が高い
- 他人の仕事時間への配慮ができている
- 成果への過程がわかりやすい
などの評価を受けるはずです。
「報連相」で評価が変わるっておおげさじゃないのか？と思われる方もいると思います。
しかし、結果だけを評価される場合と結果＋αが評価されるのでは違いがでてしますのです。
例えば、
業務を進めていく際に、適切なタイミングや方法で上司へ報告や相談、連絡を行いながら進めるAさん
自分で考えコツコツと業務を進めていくBさん
が同じ程度の結果を出したとします。
評価する上司にとってはAさんとBさんの業務の結果は同じでも、評価するための材料の量が違うため、Aさんの評価を高くします。
そのため同じ仕事の結果を出す2人がいても、「報連相」が上手い人の方が評価が随分と高くなります。
まとめ
記事のまとめです
- 「報連相」はテンプレで手短に行おう
- テンプレは「件名→結論→事例→自分の考え」
- 「報連相」は業務をスムーズに進める、失敗を減らすために必要
- 「報連相」が上手い人の方が上司の評価が高くなる
- 「報連相」が上手くなってくると上司への報告も気負わなくて済みます。
ストレスフリーで評価される会社時間を過ごすためにも「報連相」の基本は押さえておきましょう。