報連相って「報」、「連」、「相」のどれが一番大切なんだろう、、、。
そんな悩みにお答えします。
☑️記事の内容
- 【一番大切】報連相の「報告」ができれば大丈夫
- 報告の重要ポイントとは
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。
そんな私が解説していきます。
【一番大切】報連相の「報告」ができれば大丈夫
「報連相」の中でも報告が一番大切です。連絡や相談はできなくてもあまり気にすることはありません。
なぜなら、適切な報告をしていれば連絡や相談も報告ベースで行うことができるからです。
例えば、連絡したい情報があるとします。
その情報は「〜〜についての新しい情報が入りましたので報告させていただきます。〜〜は〜〜に変更にりました。〜〜の場合は〜〜で処理するようになります。取り急ぎ報告させていただきました」
と報告します。
相談したい事がある場合は「報告＋アドバイスをいただく」の形で相談できます。
そもそもの現状を報告する能力が低ければ、提示できる情報が少ないため、的確なアドバイスももらえません。
しかしながら、「報告、連絡、相談」はしっかり区別した方が良いのではないかとの意見もあると思います。
その「報告、連絡、相談」の違いからかんがえてみましょう。
- 報告とは
- 通常の担当業務や、支持された業務などについてその経過や結果を部下から上司へ伝えること
- 連絡とは
- 事実や決定事項など、関係者に周知すること
- 相談とは
- 判断に迷った事や仕事上の悩みなどを上司や先輩の判断を仰いだり、アドバイスをもうらうこと
となります。
このような違いがありますが、連絡も業務の一環ですから、報告することでカバーできます。
また、相談も判断に迷っていること、仕事上の悩みを「報告」した後にアドバイスをもらうことから「報告」スキルにその精度が左右されることがわかります。
ですので、「報連相」の中でも報告が一番大切なのです。
報告の重要ポイントとは
報告には外せない重要なポイントがあります。
- 適切なタイミング
- 適切な内容
- 適切な伝え方
です。
解説していきます。
適切なタイミング
適切なタイミングで報告を行うときに注意すべき点です。
- 悪い情報は即報告する
- 適切な周期で行う
- 新しい情報も即報告する
- 報告は上司のタイミングを見計らって行う
悪い情報は即報告する
ミスやトラブルの発生時にはすぐに報告しましょう。そうすることで上司の適切な判断で事態の悪化を防ぐ事ができます。
対応に手を取られてて、、、という事後報告は最悪のパターンだと認識しましょう。
適切な周期で行う
業務の中の「日報」や「週報」などの定期的な報告は定期的に行いましょう。
また、変更が生じた場合や、プロセスに応じた中間報告、完了時の報告など進捗状況に応じて適切に自ら報告しましょう。
新しい情報も即報告する
新しい情報を入手した時や、業務の改善、好転への方法等を見出した時はすぐに報告しましょう。
その情報の速さが武器となって良い成果につながることもあります。
報告は上司のタイミングを見計らって行う
定期的なほうこく等がある場合はあらかじめ上司のスケジュールの確認をして、余裕のありうな時間にアポを取りましょう。
上司の時間に余裕があると、報告に対してのフィードバックが受けやすくなります。
適切な内容
伝える内容は「件名→結論→事例（事実）→自分の考え」の順番、内容で伝えましょう。
適切な内容で報告を行うときに注意すべき点です。
- 事実と自分の考えはしっかり分ける事を意識する
- 相談したい時こそ「報告」の部分にこだわる
事実と自分の考えはしっかり分ける事を意識する
報告では正確な情報を伝える事が重要です。そのため事実と自分の考えが混ざってはいけません。
自身のない人は「事実ベースでは〜〜、私の考えは〜〜」と最初につけて伝えると誤解を防げます。
相談したい時こそ「報告」の部分にこだわろう
相談は「報告＋アドアバイスをいただく」であると説明しました。
的確なアドバイスをいただくためにも「報告」の精度や内容に拘りましょう。
伝える情報がの精度によって上司のアドバイスや判断は大きく変わることがあるからです。
的確な伝え方
報告は内容とともに伝え方も大事です。相手の立場になって考え、負担を軽減するという着眼点で伝えましょう。
適切な内容で報告を行うときに注意すべき点です。
- 急ぎの報告は口頭で速やかに行う。
- 参考資料を添付して報告の精度を上げる
- 一斉周知が必要な連絡は効率を重視して
急ぎの報告は口頭で速やかに行う。
急ぎの報告は口頭や電話で速やかに報告しましょう。
報告書や報告のメールは後で提出する旨を伝えれば大丈夫です。
参考資料を添付して報告の精度を上げる
業務のデータや参考資料などを添付してほうこくするようにしましょう。
用意するデータや資料は、報告を受ける相手の立場で考え、、何が知りたいか？どんなデータが確認したいか？を考えて準備しましょう。
自分の見せたいデータだけを用意するのはNGです。
一斉周知が必要な連絡は効率を重視して
全体的に周知が必要な情報は、社内システムや業務SNS、メールの一斉送信を利用して効率的におこないましょう。
このポイントをしっかり押さえて最高の「報告」ができるようになりましょう。
まとめ
記事のまとめです
- 報連相は「報告」ができれば大丈夫
- 連絡も相談も「報告」ができないと上手にはできない
- 「報告」は「タイミング」「内容」「伝え方」のポイントを押さえて行う
- 適切な報連相を実行することはなかなか難しいことです。
常に的確で最新の情報をキャッチできるようにアンテナを立てておくことが大切です。
適切な情報を伝える事を意識して、ポイントを押さえた「報告」を身につけていきましょう。
