仕事ができない人って思われたくない、、、。
そんな悩みにお答えします。
☑記事の内容
- 仕事ができない人ってどんな人？
- 仕事ができない人がやっていない4つのこと
- 仕事ができるようになるために
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。
そんな私が解説します。
仕事ができない人ってどんな人？
仕事ができない人と聞いてどんな人を想像しますか？
仕事のスキルが低い人、、、。仕事の要領が悪い人、、、。仕事に不真面目な人、、、。
様々な捉え方がありますが、今回の記事では「仕事の効率が悪い人＝仕事ができない人」として解説を進めていきます。
仕事の効率とは投入した労力に対して成果の割合です。
例えば10時間かけて100の成果を上げるAさんと30時間で150の成果を上げるBさんがいたとします。
成果はBさんの150の方が大きいですが、効率で考えるとAさんは10成果/1時間、Bさんは5成果/1時間となります。
このBさんのように効率が低い人（時間のわりに成果が上がらない）をが仕事ができな人と呼ばれてしまうのです。
仕事ができない人がやっていない4つのこと
仕事ができない人がやっていないことには共通点があります。それは以下の4つです。
- 仕事の全体像を把握していない
- 仕事を細分化して考えない
- 仕事の優先順位を考えない
- 他人に協力を仰いでいない
仕事の全体像を把握していない
仕事の全体像を把握していない状態で仕事を進めるため、やり直しや他部門とのすり合わせがうまくいかなかったりといった問題が起きます。
現在の仕事は何のプロジェクトに関係しているのか？アウトプットは誰がどう利用するのか？どのようなメンバーで進んでいるのか？などを考えずにとりあえず仕事に取り掛かります。
関係のないデータを集めてしまったり、提出のフォーマットが希望と若干ずれているなどのミスにより手戻りが発生することが度々発生してまう状態です。
仕事を細分化して考えない
与えられた仕事をなんとなく計画を立てて取り組むものの、ヌケやモレが多く成果が上がりません。
細分化したタスクに分割しないため、各手順に必要な工程を抽出できずに実際にやるべきことが抜けてしまいます。
当然、ヌケやモレは上司や関係者から指摘され手直しするので効率は下がってしまいます。
仕事の優先順位を考えない
現場や職場での業務は一つではありません。様々な業務を抱えているはずです。
優先順位を考えずに仕事を行っているため、どの業務のどのタスクに時間をかけて、どのタスクで調整するかなどのメリハリがつきません。
全ての業務に対して全力で取り組んで時間がかかりすぎる、重要度の高い業務にも他の業務と同じレベルで対応しまい内容が薄いといったことが起こります。
メリハリがないためとても効率が悪くなってしまうのです。
他人に協力を仰いでいない
困ったり、わからないことがあっても人に頼らず、「自分の努力」で何とか解決しようとしてしまいます。
一生懸命ググって調べたことも隣の同僚に助けを求めたら一瞬で解決できたかもしれません。
仕事で困ったときに他人に協力を仰げないため、自分の能力以上の仕事ができないのです。
仕事ができるようになるために
仕事ができるようになるためには、前項で解説した「やっていないこと」を実践することが近道です。
- 仕事の全体像を把握する
- 仕事を細分化して考える
- 仕事の優先順位を考える
- 困ったら他人に頼る
仕事の全体像を把握する
仕事を効率よく進めるためには仕事の全体像を把握することが大切です。
自分が取り組んでいる仕事は会社や部門にとってどんな位置づけなのか？
仕事を進めるための順番や周囲への働きかけで必要なことは何か？
どんなアウトプットが求められているのか？
などを理解してから仕事に取り組みましょう。
仕事を細分化して考える
仕事はできるだけ細かいタスクに分割します。
例えば「上司に業務Aの改善を提案する」といった場合は
- 「業務Aについて調べる」
- 「類似の業務B、C、Dを調べ比較する」
- 「改善案の効果を検討する」
- 「コスト計算をする」
- 「実施に当たっても問題点を洗い出す」
- 「問題点への対策を検討する」
- 「資料としてまとめる」
- 「プレゼンのための会議室を予約する」
- 「上司のスケジュールを確認してアポをとる」
といった具合にやるべきことを列挙していきます。
「このタスクではこれも必要だな、、、。」「これは○○さんに協力してもらう、、、。」とよい成果上げるための行動にを気づける場合もあります。
さらに、仕事をを細分化しスケジュールに落とし込むことでヌケやモレを防ぐこともできます。
仕事の優先順位を考える
忙しい時こそ落ち着いて仕事の優先順位を考えます。
仕事をタスクに細分化した後はそのタスクについて「緊急度」と「重要度」について評価し優先順位を決定します。
「優先度」と「緊急度」が高いものはすぐに取り掛かりましょう。
「重要度」が高いタスクが「緊急度」が高いタスクに埋もれてしまわないように注意しつつ仕事を進めていきます。
困ったら他人に頼る
仕事に困ったら他人に頼ることを躊躇してはいけません。
より良い仕事をするためにも同僚や上司、詳しい人ののいる部署などを頼ります。
質問するときの注意点があります。
「○○がわからないから教えてください」ではなく「○○について悩んでいます。私は～～と考えているのですが、他にもっと良い案があれば教えていただきたいのです」と自分の考えを持って質問しましょう。
責任丸投げの質問は社会人としては3流です。
また、気軽に人に頼れる環境を作り上げることが重要です。
もし、頼られた場合は全力で協力するなど、サポートすることは惜しまないようにしましょう。
まとめ
記事のまとめです。
- 仕事ができない人がやっていない4つのこと
- 仕事の全体像を把握していない
- 仕事を細分化して考えない
- 仕事の優先順位を考えない
- 他人に協力を仰いでいない
- 仕事ができるようになるためには逆の行動が必要
仕事ができない人にならないための行動について解説しました。
気を付けていればできることばかりなので、できていないことがあれば明日の仕事から行動を変えていきましょう。
