💬 「仕事ができない」って思われたくないんだよなぁ、、、
💬 同じ時間働いているのに、なぜか自分だけ仕事が遅い、、、
💬 上司から評価される人と自分の違いがわからない、、、。
そんな悩みにお答えします。
☑ 記事の内容
- 「仕事ができない人」とは何か (効率の視点)
- 仕事ができない人がやっていない7つの行動
- 自己診断 ── 7項目チェックリスト
- 上司ができる「育てる関わり方」
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。現場で何百人もの若手・中堅と関わってきた中で、「仕事ができる人」と「できない人」を分けているのは、才能ではなく習慣だと確信しています。
そんな私が解説していきます。
人と組織のマネジメント全体については ▶ 製造業の人と組織マネジメント 完全ガイド にまとめています。
「仕事ができない人」とは ── 才能ではなく「習慣」で決まる
仕事ができない人と聞いて、どんな人を想像しますか?
「仕事のスキルが低い人」「仕事の要領が悪い人」「不真面目な人」── 様々な捉え方がありますが、本記事では 「仕事の効率が低い人」 を「仕事ができない人」と定義します。
仕事の効率とは、投入した労力に対する成果の割合です。例えば、10時間で100の成果を上げるAさんと、30時間で150の成果を上げるBさんがいた場合、合計成果はBさんの方が大きいですが、効率はAさん 10成果/時、Bさん 5成果/時です。このように、効率が低い人が「仕事ができない人」と呼ばれてしまうのです。
そして、効率は才能ではなく 7つの行動 でほぼ決まります。気をつければ誰でもできることばかりです。AさんとBさんを分けているのは、頭の良さではなく、毎日この7つを当たり前に回しているかどうかなのです。
言い換えれば、「仕事ができない」は性格や能力の問題ではなく、習慣の設計の問題。だからこそ、今日から行動を変えれば、誰でも明日から効率を上げられるのです。
仕事ができない人がやっていない7つの行動
現場で長年見てきた「仕事ができない人」には、共通してやっていない行動が7つあります。
行動① 仕事の全体像を1行で言語化する
仕事ができない人は、全体像を把握しないまま手を動かしてしまいます。
現在の仕事が何のプロジェクトに関係しているのか、アウトプットは誰がどう使うのか、誰と一緒に進めるのか ── これらを考えずに取りかかると、関係のないデータを集めたり、提出フォーマットがずれたり、手戻りが発生します。
対策はシンプルです。仕事を始める前に、「この仕事は何を、誰のために、いつまでに作るのか」を1行で書き出すこと。1行で書けないなら、まだ全体像を理解していないサインです。
例えば「来月の品質会議の資料を作る」という曖昧な指示でも、「品質課長に対して、不良低減策3案を提示するA4 5枚を、月末木曜の15時会議までに作る」と1行に詰め直せば、何を調べて誰に確認すべきかが一気に見えてきます。
行動② 「終わり」(ゴール条件) を最初に決める
仕事ができない人は、終わりを決めずに走り始めます。
「資料を作る」という指示を受けたとき、「どこまで詳しく書けば完成なのか」「上司の OK 基準は何か」を確認しないまま着手すると、永遠に手直しが続きます。
仕事を受けたら、最初に 完成条件を3つ箇条書きで書き出して、上司に確認するクセをつけましょう。「これが揃っていれば完成ということでいいですか?」と聞くだけで、後戻りの工数は劇的に減ります。
完成条件を聞くのは「面倒な部下」になることではありません。むしろ逆で、上司の頭の中にしかなかったゴールを言語化して見せてあげる行為です。私が指導してきた現場でも、完成条件を確認する習慣がある人ほど、上司から信頼されるスピードが圧倒的に速いのです。
行動③ 仕事を細かいタスクに分解する
仕事ができない人は、与えられた仕事をなんとなく計画して取りかかります。細分化していないため、必要な工程が抜けて、ヌケやモレが多発します。
例えば「上司に業務Aの改善を提案する」という仕事は、次のように分解できます。
- 業務Aについて調べる
- 類似業務と比較する
- 改善案の効果を検討する
- コスト計算をする
- 実施時の問題点を洗い出す
- 対策を検討する
- 資料にまとめる
- 会議室の予約・上司のスケジュール確認・アポ取り
タスク化することで、より良い成果を上げるための行動に気づき、スケジュール管理によってヌケやモレを防げます。タスクを書き出すときは ▶ 5W2H の枠で書くと抜けにくくなります。
行動④ 緊急度×重要度で優先順位を決める
仕事ができない人は、優先順位を考えずに目の前の仕事から手をつけます。全業務に全力で時間をかけすぎたり、重要な業務に他の業務と同じレベルで対応して内容が薄くなったり ── メリハリが出ません。
忙しいときこそ落ち着いて、タスクごとに「緊急度」と「重要度」を評価します。両方が高いものはすぐに取りかかる。重要度が高いタスクが緊急度の高い割り込みに埋もれないよう注意する ── これだけで仕事の質が変わります。
具体的には、タスクを4象限に分けます。①緊急かつ重要 (今すぐ着手) / ②緊急でないが重要 (時間を取って計画的に) / ③緊急だが重要でない (人に振るか短時間で済ます) / ④緊急でも重要でもない (やらない選択を考える) ── この4象限を朝5分で書き出すだけで、一日の動き方が変わります。
行動⑤ 困ったら早めに他人に頼る
仕事ができない人は、困っても自分の努力だけで何とかしようとしてしまいます。検索して2時間かけたことが、隣の同僚に聞けば1分で解決したかもしれないのです。
頼るときは、責任丸投げの「○○がわかりません」ではなく、自分の考えを持って質問するのがコツです。「○○について悩んでいます。私は△△と考えているのですが、もっと良い案があれば教えてください」── これだけで、相手の協力度合いも答えの質も変わります。責任丸投げの質問は、社会人としては3流です。
また、頼られた側にも作法があります。誰かに頼まれたら、忙しくても一旦は手を止めて聞く。これを徹底するだけで、職場全体の協力スピードが上がります。報告・連絡・相談 (報連相) の中で最も難しい「報告」の作法は ▶ 報連相の「報告」ができれば大丈夫 で解説しています。
行動⑥ 進捗・気づきを記録する
仕事ができない人は、自分が何をやったか、何で詰まったかを記録しません。
そのため、同じトラブルに何度もハマる・上司に進捗を聞かれて答えられない・振り返りができないという3点セットの状態に陥ります。
記録は凝らなくてよく、1日5分でメモ帳に「今日やったこと・困ったこと・明日やること」を3行で書くだけで効果が出ます。紙のノートでも PC のメモでも、自分が続けやすい媒体ならどちらでも構いません。大事なのは、毎日同じ場所に同じ形式で書き続けることです。
1ヶ月続けると、自分が詰まりやすいパターンが見えてきます。仕事でミスしやすいパターンと対策は ▶ 仕事でミスする人のタイプ で整理しています。
行動⑦ 終わったら振り返る
仕事ができない人は、一つの仕事が終わってもそのまま次に流れていきます。これでは経験が積み上がりません。
仕事ができる人は、終わった瞬間に「うまくいった点・改善すべき点・次に活かす点」を必ず1分でも振り返ります。記録した進捗 (行動⑥) と組み合わせれば、振り返りは数分で済むのです。
振り返りで大事なのは、「自分を責めるため」ではなく「次に活かすため」に行うことです。「ここが悪かった」で終わるのではなく、「次は何をどう変えるか」まで1行で書ききりましょう。書ききった瞬間に、その経験は資産になります。
自己診断 ── 7項目チェックリスト
自分が「仕事ができない人」のパターンに陥っていないか、7項目で自己診断します。「いいえ」が多いほど、改善余地が大きいサインです。
| # | チェック項目 | はい / いいえ |
|---|---|---|
| 1 | 今やっている仕事の目的を1行で言える | □ / □ |
| 2 | 仕事を受けたとき、完成条件を確認している | □ / □ |
| 3 | 仕事を細かいタスクに分解してから手をつけている | □ / □ |
| 4 | タスクに緊急度・重要度の優先順位をつけている | □ / □ |
| 5 | 困ったら30分以内に誰かに相談している | □ / □ |
| 6 | 毎日の進捗・気づきを記録している | □ / □ |
| 7 | 仕事が終わったら必ず振り返りをしている | □ / □ |
「はい」が 5個以下 なら、明日からどれか1つを習慣にすることから始めましょう。一気に7つは身につきません。コツコツ積み上げるのが王道です。
上司ができる「育てる関わり方」
ここまでは部下側の話でした。一方で、上司の関わり方によっても、部下の「仕事ができる/できない」は大きく変わります。
育てる関わり方のポイントは次の3つです。
- 仕事を渡すときに「完成条件」を必ず添える ── 「資料を作って」だけでなく、「A社向けに、30分のプレゼン用、来週金曜まで」と添える
- 困ったときに頼られる雰囲気をつくる ── 部下が「相談しに来た」ときに手を止めて聞く。「忙しいから後で」を繰り返すと、誰も来なくなる
- 振り返りに付き合う ── 1on1 でも朝礼でもよいので、終わった仕事の良かった点・改善点を一緒に振り返る
特に大事なのは1番目です。「完成条件を添えずに渡す上司」と「添えて渡す上司」では、部下の手戻り工数は3倍以上違います。上司側が「察してくれ」を期待した瞬間、部下のヌケやモレが量産されてしまうのです。
3番目の振り返りは、責任追求ではなく 「次に活かす情報を一緒に取り出す」 場として運用します。部下が振り返りを「叱られる時間」と認識すると、本音が出てこなくなり、育成が止まります。
上司から「必要とされる部下」になるための関わり方は ▶ 上司から必要とされる部下とはどんな人？ でも解説しています。
まとめ
記事のまとめです。
- 「仕事ができない人」=才能ではなく 効率が低い人。効率は習慣で決まる
- やっていない7つの行動: 全体像言語化・ゴール条件設定・タスク分解・優先順位・早めの相談・進捗記録・振り返り
- 自己診断で「はい」が5個以下なら、明日からどれか1つを習慣にする
- 上司は「完成条件を添える・頼られる雰囲気・振り返りに付き合う」の3点で育てられる
- 気をつければできることばかり。明日の仕事から行動を変えていけば確実に伸びる
仕事ができない人がやっていない7つの行動について解説しました。
そんなわたしも、新人時代は7つ全部できていませんでした。優先順位を考えずに目の前の仕事に飛びつき、振り返らずに次に進む ── 典型的な「仕事ができない人」のパターンです。コツコツと習慣を積み上げて仕事を進めていきましょう。人と組織の全体像は ▶ 製造業の人と組織マネジメント 完全ガイド にまとめています。
