【意外と知らない】5W2Hとは何？5W1Hとどう違うの？

そんな悩みにお答えします。

☑ 記事の内容

1. 5W2Hとは何か ── 7つの確認事項
2. なぜいま 5W1H ではなく 5W2H なのか (How much が抜けがちな理由)
3. 7要素の使い分けと優先順位
4. 5W2Hを使う4つの場面 (計画/報告/日報/企画)
5. なぜなぜ分析・報連相との接続
6. 5W2Hを習慣化する3つのコツ

私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。現場で何百件もの改善計画・報告・日報を見てきた中で、伸びる人と止まる人を分けているのは 5W2H を口グセにできているかどうか だと確信しています。

そんな私が解説していきます。

改善活動の全体像については ▶ 中小製造業の現場改善 完全ガイド に、人と組織のマネジメント全体については ▶ 製造業の人と組織マネジメント 完全ガイド にまとめています。

5W2Hとは ── 7つの確認事項

5W2Hとは、計画・報告・企画を立てるときに必ず確認する 7つの要素 のことです。5W1H に「How much (いくら)」を1つ足したものになります。

5W1Hとの違いは、How much (いくら) が入っているかどうか、ただ1点です。たった1要素ですが、計画の質はここで大きく分かれます。

つまり 5W2H は、「やること」と「コスト」を切り離さずに考えるための型なのです。最近の現場ではコスト意識・働き方改革・人件費の見える化が当たり前になり、5W1H ではなく 5W2H が主流 になっています。

なぜいま 5W2H なのか ── How much が抜けがちな3つの理由

5W2H で一番抜けやすいのが How much です。私が現場で計画書・報告書を何百枚と見てきた経験では、ほぼ全員が最初は How much を書き忘れます。理由は次の3つです。

1. 自分の人件費を計算する習慣がない ── 給料は毎月入る前提で、自分の1時間がいくらかを意識していない
2. 「やればいい」発想で成果との対比が抜ける ── 仕事を終わらせること自体が目的になり、投じたコストとの比較が抜け落ちる
3. 計算しなくても上司に怒られない ── 工数の見えない費用は指摘されにくいので、書かなくても通ってしまう

つまり、How much は「自然に出てくる項目」ではないのです。意識して書く習慣を付けない限り、永遠に抜け続けます。

How much を入れた瞬間に変わる3つのこと

逆に言うと、How much を1行入れるだけで計画の質は次の3点で一段上がります。

• 中止の判断ができる ── 「2時間×5人=10時間かけて、得られる成果はそれに見合うか?」と問えるようになる
• 規模を調整できる ── コストが見えると、人数を減らす・時間を短縮するなどの選択肢が見えてくる
• 事後評価ができる ── 投じたコストと得られた成果を比べて、次回の精度を上げられる

How much は単なる費用記入欄ではなく、計画を「やる/やらない」「どこまでやるか」に絞るためのフィルターです。ここを抜くと、抜けモレや無駄な作業が増えていくのです。ミスや抜けモレを防ぐ具体的なアイデアは ▶ ミス改善のアイデア10選 にまとめています。

7要素の使い分け ── 順番と優先度

7要素は決まった順番で考えるのが基本ですが、場面によって優先順位を入れ替える柔軟さも必要です。

基本の順番 ── Why から始める

標準は、上から順番に Why → What → Who → When → Where → How much → How to manage です。

必ず Why から始めるのには理由があります。目的が定まっていない状態で What や Who を決めると、後から「そもそもこれ、何のためにやってるんだっけ?」と全部やり直しになるからです。Why が決まれば、What 以降は自然に絞れていきます。

順番を入れ替えていい場面

場面によっては、順番を入れ替えたほうが進めやすいケースもあります。

• 場所が限られる ── 工場の特定ラインや会議室など、Where が先に決まる場合は Where 起点で組む
• 期日が決まっている ── お客様への納期や決算日など、When が動かない場合は When を最初に固定
• 予算上限が決まっている ── 補助金や予算枠が先にある場合は、How much を最初に置く

つまり「動かせない要素」を最初に固定して、残りを Why から順に埋めていく考え方です。型を覚えた上で、現場に合わせて崩すのがプロの使い方になります。

5W2Hを使う4つの場面 ── 改善ミーティングを題材に

5W2Hが活きる代表的な場面は次の4つです。

1. 改善や仕事の計画を立てるとき
2. 上司への報告をするとき
3. 日報・記録を書くとき
4. 企画や提案をするとき

① 改善計画 ── 「製造部内の改善ミーティング」の例

例として「製造部内の改善ミーティングを開催する」を題材に、5W2Hで計画を立ててみます。

• Why ── 部内の改善事例を横展開し、来期の改善テーマを揃えるため
• What ── 挨拶 / 実績報告 / 他現場展開リストアップ / 今後の予定打ち合わせ の4部構成
• Who ── 挨拶=部長 / 報告=各係長 / リストアップ=自分とAさん / 打ち合わせ=部長＋各係長
• When ── 来月第2週の水曜 13:00-15:00 (2時間)
• Where ── 第3会議室
• How much ── 時給単価3,000円 × 8人 × 2時間 = 48,000円
• How to manage ── アジェンダを前週金曜に配布、当日はガントチャートで進行管理

How much を 48,000円と明示すると、「この成果を得るために 48,000円分の時間を投じる価値があるか?」が問えるようになります。価値が見合わなければ、人数や時間を削るかミーティング自体を中止する判断ができるのです。

② 上司への報告

報告場面でも5W2Hは強力です。例えば災害報告であれば次のように整理します。

• Why ── 業務手順の安全確保のため (再発防止につなげる)
• What ── 切創災害が発生
• Who ── A作業員 (入社3年目)
• When ── 本日 午前11:20
• Where ── A作業エリア・刃物交換工程
• How much ── 現場検証＋資料作成で約2時間 / 通院対応で半日
• How to manage ── 1次報告 → 現場検証 → 2次報告 (本日中) → 再発防止策 (3日以内)

5W2Hで整理してから報告するだけで、上司から「で、いくらかかるの?」「で、どうするの?」と聞き返される回数が激減します。報連相そのものの精度を上げる具体策は ▶ 報連相のコツと事例 で詳しく解説しています。

③ 日報・記録

日報を「○○をやりました」だけで終わらせると、後から見返したときに何の情報も残りません。5W2Hの枠で書くだけで、立派な業務記録になります。

例: 「業務手順見直しのため (Why)、現在の作業手順をフローチャート化 (What) を、自分とAさん (Who) で、本日10:00-13:00 (When)、B会議室 (Where) にて実施。工数 4時間×2人 = 8時間 (How much)。既存マニュアルを参照しつつ作成 (How to manage)。」

これだけで、翌月の振り返り・引き継ぎ・上司への中間報告がすべて1枚から組み直せます。

④ 企画・提案

「社内ソフトボール大会の企画」のような提案も同じ枠で整理できます。Why (社員親睦) / What (ソフトボール大会) / Who (製造部＋管理部の全員) / When (5月13日 9:00-) / Where (市民球場Aグランド) / How much (グランド使用料・保険・飲料で◯円) / How to manage (メールで募集 → チーム分け → ガントチャートで運営)。提案資料の表紙に5W2Hの7行を載せるだけで、上司の決裁スピードがまったく違います。

なぜなぜ分析と5W2H ── 問題文を1行に絞る道具として使う

5W2Hは計画や報告の道具だと思われがちですが、実は なぜなぜ分析の入り口 でも欠かせません。なぜなぜ分析が途中で迷子になる人の多くは、問題文が広すぎることが原因です。

5W2Hの主語・時期・対象・数値を問題文に入れるだけで、「なぜ?」を問いやすくなるのです。範囲が絞れていない問題に「なぜ?」を5回問うと、3つめあたりで必ず迷子になります。

なぜなぜ分析が会議で止まる典型パターンと解決策は ▶ なぜなぜ分析ができない理由3選 にまとめています。問題文を5W2Hで絞る型は、なぜなぜ分析の「準備の3点」のうちの1つです。

5W2Hを習慣化する3つのコツ

5W2Hは知っていても、使えなければ意味がありません。私が現場で繰り返し若手に伝えてきた、習慣化のコツが3つあります。

コツ① A4 1枚に7欄を並べたメモを常備する

1つめは、A4 1枚に5W2Hの7欄を並べただけのメモ用紙を持ち歩くことです。手書きでもExcelでもかまいません。打ち合わせや報告のたびにこの7欄を埋めにいく癖を付けるだけで、3ヶ月で口グセになります。

コツ② 報告は必ず How much で締めくくる

2つめは、報告の最後に「工数は◯時間×◯人で◯円相当です」と一言添えることです。最初は不自然に感じますが、これを続けると上司の見方が変わります。コスト意識のある若手と認識されるようになり、任される仕事の幅も広がっていくのです。仕事ができる人とできない人を分ける具体的な行動は ▶ 仕事ができない人がやっていない7つの行動 にまとめています。

コツ③ 「ヌケた要素」を毎週1個だけ振り返る

3つめは、1週間に1度、その週に書いた計画・報告から「ヌケていた要素」を1つだけ振り返ることです。完璧を目指す必要はありません。Whoだけ抜けた、How muchだけ抜けた ── そんな小さな気づきを1つだけ翌週に反映させていきます。コツコツと積み上げて、3ヶ月後には7要素を漏れなく使えるようになります。

部下に5W2Hを教えても定着しない、と感じるリーダーは ▶ 部下が育たない理由 も合わせてどうぞ。教え方の問題か、振り返りの仕組みの問題か、切り分けるヒントがあります。

まとめ

記事のまとめです。

1. 5W2Hとは Why / What / Who / When / Where / How much / How to manage の7つの確認事項
2. 5W1Hとの違いは How much (いくら) があるかないか ── ここがコスト意識の差になる
3. How much が抜ける理由は3つ ── ①人件費の意識がない ②やればいい発想 ③指摘されにくい
4. 使う順番は基本 Why → … → How to manage、ただし「動かせない要素」がある場合は柔軟に入れ替える
5. 活躍する場面は4つ ── 計画 / 報告 / 日報 / 企画
6. なぜなぜ分析の 問題文を1行に絞る道具 としても5W2Hは使える
7. 習慣化のコツは3つ ── ①A4 7欄メモ ②報告は How much で締める ③毎週1個だけ振り返る

5W2Hについて解説しました。

そんなわたしも、新人の頃は How much をいつも書き忘れて、上司から「で、いくらかかるの?」と毎回聞き返されていた一人です。A4 7欄のメモを常備して、報告を How much で締める癖を付けてから、計画の精度がはっきり変わりました。コツコツと積み上げて改善活動を進めていきましょう。

改善活動の全体像は ▶ 中小製造業の現場改善 完全ガイド に、人と組織のマネジメントは ▶ 製造業の人と組織マネジメント 完全ガイド にまとめています。