プレゼンって苦手なんだよな、、、。
プレゼンって苦手なんだよな、、、。
そんな悩みにお答えします。
☑記事の内容
- プレゼンが上手くいく３つの法則
- プレゼンを失敗する人がやっていること
- パワポ作成の注意点
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。
プレゼン＝プレゼンテーションですが、苦手な方も多いと思います。
社内の成果報告だったり、上司への新規案件の提案だったり、顧客への提案だったりと様々パターンがあります。
どんなプレゼンでも活用できる基本について解説していきます。
プレゼンが上手くいく３つの法則
- プレゼンの相手の立場を十分理解する
- 話し方には細心の注意を払う
- リハーサルを３回以上行う
プレゼンの相手の立場を十分理解する
プレゼンの相手の立場について十分な情報収集と理解を行わなければ成功しません。
孫子の言葉で「彼を知り己を知れば百戦殆からず」という言葉があります。意味は「相手と自分についての情報をしっかり把握すれば100回戦っても勝つことができる」といった意味です。
つまり、相手について十分知ることが重要だということです。（自分については知っていますよね、、、？）
プレゼンの相手の立場を十分に調査し、何の目的でこのプレゼンを聞いているのかを理解する必要があります。
例えば、社内での成果報告であれば、報告を受ける上司の目的が、「報告の中から社外報告会への参加サークルを見つけたい」なのか、「時期リーダーの候補を探したい」なのか、「改善コストと成果のコスト削減効果の詳細が知りたい」なのかでプレゼンの内容は大きく変化します。
「社外報告会への参加サークルを見つける」であれば、内容はもちろんですが、報告時の態度や、自社への敬意など対社外的にどうなのか？といったことにも注力が必要です。
「時期リーダー候補を探したい」であれば、報告内容は成果よりもプロセス重視にする必要があります。目標をどう捉え、どうやってメンバーや関係者を動かしたかといったリーダー力を把握したいからです。
「改善コストと成果の詳細が知りたい」であれば、成果の報告に注力が必要となってきます。
さらに上司は「さらに改善コストをかけるべきなのか？減らすべきなのか？」の判断基準を探していると仮定して、投入コストの増減についての成果変動のシュミレーションを追加することもあります。
このようにプレゼン相手を立場について十分な情報収集と理解を行うことでプレゼンの内容に変化があるのです。
プレゼンの最終目的は「相手に行動を促すこと」です。ですので、プレゼン相手について「知る」ことがプレゼンの成功へとつながるのです。
ｈ３ 話し方には細心の注意を払う
プレゼンの内容が完璧でも話し方が残念だと成功しません。
プレゼンの話が分かりにくいと相手は途中で聞く意欲を失ってしまいます。ですので話し方には最新の注意を払う必要があります。
- 平易な（一般な）言葉を使う
- 今日は何を話すのかを先に伝える
- 具体的な表現で伝える
この3つを心がけることでグッと分かりやすいプレゼンになります。
平易な言葉を使う
平易な言葉とは、誰にでも理解できる言葉のことです。聞き手のレベルが判明している場合や、情報共有が十分にできている場合を除き専門用語の多用は避けましょう。
特に社外や顧客へプレゼンを行う場合には注意が必要です。社内で当たり前の言葉や用語は社外では通用しないと考え、一般的な表現をすることが重要です。
今日は何を話すのかを先に伝える
プレゼンの初期段階で話全体の概要をを説明します。
この話をすることで相手の頭の中にプレゼンの全体像をイメージすることができ、話を聞く準備ができるのです。
特に理由がないのであれば、プレゼンの結論と相手の行動への要望を先に伝えることも効果的です。
具体的な表現で伝える
何かを表現する場合は具体的な数字や比喩で伝えることが重要です。
数字や比喩は相手にとってその効果や成果がイメージしやすくなるからです。
例えば業務改善を行った成果報告の場合、「とても業務効率が向上しました」と伝えるのと「業務改善で業務プロセス数25プロセス、全体の85％を低減することで効率化を図りました」や「入社3日目の新入社員でも規定工数で完了できる業務改善を行いました」といった表現を行います。
相手やプレゼンの内容にあわせて、どのような表現や数字で伝えるべきかを十分に考えます。
この3つを心掛けてわかりやすいプレゼンにします。
リハーサルを３回以上行う
プレゼンの準備が整ったらリハーサルを最低３回は行いましょう。
一人でリハーサル、社内の同僚の前でリハーサル、プレゼン相手に近い人もしくは家族の前でリハーサルの３回を行います。
一人でリハーサルは実際のプレゼン資料やトーク内容のヌケモレのチェックのために行います。
社内の同僚（もしくは上司）の前でのリハーサルはプレゼンの完成度を高めるために行います。遠慮なく意見を言ってくれる人に協力を依頼することが重要です。
後輩や利害関係のある人だと正直な意見が出てきません。ですので人選は重要です。
この時に大きな欠点を指摘されることもよくあります。第三者の意見を尊重して素直に改善することが大切です。
プレゼン相手に近い人もしくは家族の前でリハーサルを行います。
これはプレゼンの内容が伝わりやすくわかりやすいものになっているのかを確認するために行います。
特に家族の前でリハーサルを行うことは「わかりやすさ」の向上にとても役に立ちます。
私の経験上、おいしいケーキやコーヒーなどのお礼を準備して協力をお願いすると引き受けてもらいやすいです。
このように少なくても３回以上はリハーサルを行いましょう。
「少なくとも」ですのでプレゼンの重要度によってはさらに回数を重ねることも必要になります。
プレゼンを失敗する人がやっていること
- リッチな資料だけに注力する
- メリットをゴリ押しする
- 全てが自分目線
プレゼンを失敗する人がやっていることを３つ紹介します。特別な理由がない限りは避けたほうが良い結果につながります。
リッチな資料だけに注力する
プレゼンの資料を作成することに注力しリッチな資料を作り上げるのに夢中な人は失敗しやすいです。
プレゼンの目的は相手に行動してもらうことです。資料作成に必要以上に時間や労力を投下するのより、プレゼン相手の調査やリハーサルなど他の項目に目を向けましょう。
プレゼン相手は意外に資料の出来を気にしていないものです。（最低限のラインはありますが）
メリットをゴリ押しする
メリットや成果をごり押しすることがプレゼント思っている人は失敗しやすいです。
確かに相手の判断基準のためにメリットの訴求や成果のアピールは重要です。
しかし、プレゼン相手がいつもメリット等を重要視しているとは限りません。競合やライバルも同じようなメリットがある場合が多いからです。
デメリットプレゼンやプロセス重視のプレゼンが有効な場合もあるのです。相手の望むことを十分に考えプレゼンを行うことが重要です。
考え抜いた上でのメリットのゴリ押しは戦略としてはアリです。
全てが自分目線
プレゼンの内容がすべて自分目線の人は失敗しやすいです。
新入社員や社会人経験の浅い方、プレゼンの経験の浅い方に多い傾向があります。
自分（自社やチーム）にとっての都合や利益、判断基準などで構成されているプレゼンです。
プレゼンされている側もアピールと自慢をはき違えた内容に「？？？」と困惑するような事態になります。
プレゼンの内容は基本、相手目線での内容です。相手の知りたいこと、望んでいることのに対して内容を作りこみましょう。
パワポ作成の注意点
プレゼンの資料はパワーポイントや類似のソフトで作成すると思います。その時にやりがちな注意点です。
- 無駄な動き（アニメーション）を多用しない
- １つのスライドに情報を詰め込みすぎない
- スライドで説明する構成にしない
- スライドと配布の資料を同じものにしない
無駄な動き（アニメーション）を多用しない
パワポを作成しているとアニメーションを使いたくなると思います。いや、むしろ使わなければ稚拙な資料と思われるのではないかとすら思うはずです。
残念ですがそれは大きな勘違いなのです。
アニメーションがあることにより相手はプレゼンの内容に集中できなくなるからです。
プレゼンはシンプルに作成し、話に集中してもらいましょう。
相手はアニメーションを楽しみにプレゼンを受けているわけではありません。
１つのスライドに情報を詰め込みすぎない
１つのスライドに情報をぎっしり詰め込む人がいますが、NGです。
パワポの基本は「１スライド１メッセージ」です。
情報ぎっしりのパワポは相手からしたら「複雑な何か」としか理解できません。
シンプルに伝えたいことだけにしましょう。
スライドで説明する構成にしない
「こちらのスライドのように～」「こちらのスライドにありますが～」とパワポありきでの構成はNGです。
プレゼン相手がスライドを見ることに一生懸命になって話に集中できないからです。また、パワポが使えないといった不測の事態にも対応できません。
パワポはあくまでも補助であるという認識を持ちましょう。
スライドと配布の資料を同じものにしない
スライドと配布の資料が同じ内容になっている場合をよく見かけます。これはNGです。
資料と一緒ならスライドは不必要です。プレゼン相手もそれに気づくと資料をずっと見ている状態になるはずです。そして（この人何のためにパワポ作ってきたんだろ、、、）と心の中で思います。
資料、パワポ、話の内容の役割を分担させることが大切です。
まとめ
記事のまとめです。
- プレゼンが上手くいく３つの法則
- プレゼンの相手の立場を十分理解する
- 話し方には細心の注意を払う
- リハーサルを３回以上行う
- プレゼンを失敗する人がやっていること
- リッチな資料だけに注力する
- メリットをゴリ押しする
- 全てが自分目線
- パワポ作成の注意点
- 無駄な動き（アニメーション）を多用しない
- １つのスライドに情報を詰め込みすぎない
- スライドで説明する構成にしない
- スライドと配布の資料を同じものにしない
プレゼンの基本について解説しました。
プレゼンの勉強には「TED」という番組で研究することをお勧めしています。
日本はもちろん、プレゼン技術の高い海外のプレゼン技術を見ることができます。
ユーチューブでも見れますので是非一度見てみることをお勧めします。
