最終更新: 2026-06-10
💬 IT導入補助金、必要書類が多すぎて何から揃えればいいか分からない、、、？
💬 履歴事項全部証明書って法務局に行かないとダメなの？
💬 申請書類に不備があると不採択になるって聞いて、不安、、、。
そんな悩みにお答えします。
☑ 記事の内容
- 必要書類の全体マップ (法人 3 種類 / 個人事業主 4 種類 / 全員共通 2 つ)
- 法人申請に必要な書類の取り寄せ方
- 個人事業主申請に必要な書類の取り寄せ方
- 補助率 2/3 適用 / 加点措置を受ける場合の追加書類
- 書類の注意点 4 つ (マイナンバー黒塗り・税理士印 NG ほか)
- 8 週間カレンダーで動く取り寄せ段取り
中小企業診断士として、IT導入補助金の現場で「書類を集め終わった気で申請したら、納税証明書の種類が違っていて事務局から再提出指示が来て締切に間に合わなかった」という事故を見てきました。原因はほぼ毎回ひとつで、「公募要領が求める書類の種類を正確に読まずに、なんとなく揃えてしまった」 ことです。
そんな私が解説していきます。
本記事は 2026 年度のデジタル化・AI導入補助金 (旧: IT導入補助金) の必要書類だけを徹底深掘り した内容です。制度の全体像 (補助率・申請の流れ・対象要件) から知りたい方は、まとめ記事の ▶ IT導入補助金2026 完全ガイド を先にご覧ください。申請の流れと締切から逆算するスケジュールは別記事 ▶ 申請の流れ・スケジュール 2026 で詳しく解説しています。
必要書類の全体マップ
まず全体像を 1 枚で確認します。
全員に共通する 2 つの準備
法人・個人事業主に関わらず、申請者全員に必要なのが以下 2 つです。
- GビズID プライム (郵送審査で約 2 週間)
- SECURITY ACTION の★一つ星 または ★★二つ星 の宣言
この 2 つが揃わないと申請画面にすら入れません。
法人申請に必要な書類 3 種類
公募要領 3-2 (2) より:
| 用途 | 必要書類 |
|---|---|
| 実在を証明するもの | 履歴事項全部証明書 (発行から 3 か月以内のもの) |
| 事業実態を確認するもの | 税務署で発行された直近分の法人税の納税証明書 (「その 1」または「その 2」) |
| 財務状況を確認するもの | 直近分の貸借対照表 (BS) および損益計算書 (PL) |
個人事業主申請に必要な書類 4 種類
| 用途 | 必要書類 |
|---|---|
| 本人を確認するもの | 運転免許証 (有効期限内) / 運転経歴証明書 / 住民票 (発行から 3 か月以内) のいずれか |
| 事業実態を確認するもの (1) | 税務署で発行された直近分の所得税の納税証明書 (「その 1」または「その 2」) |
| 事業実態を確認するもの (2) | 税務署が受領した直近分の確定申告書の控え |
| 財務状況を確認するもの | 所得税の青色申告決算書 または 収支内訳書 |
追加書類が必要なケース
以下に該当する場合は 追加書類 が必要です (詳細は後述の章で解説)。
- 補助率 2/3 以内 の優遇を受ける場合
- 加点措置を受ける場合 (IT 戦略マップ・賃金状況報告シート など)
代替書類は一切認められません。「履歴事項全部証明書の代わりに現在事項証明書」「納税証明書の代わりに納税の領収書」などはすべて不備として返戻されます。
全員に共通する 2 つの準備
GビズID プライム ── 郵送審査で約 2 週間
GビズID プライムは経済産業省 (デジタル庁所管) が運営する 法人・個人事業主向けの行政手続きオンライン認証 です。1 つの ID で IT導入補助金事務局ポータル・jGrants・e-Gov など 20 以上の行政サービスにログインできます。
申請には 印鑑証明書 + 代表者の実印 + 申請書の郵送 が必要で、審査完了まで およそ 2 週間 かかります (時期により 1 か月遅延の報告あり)。
詳細な取得手順 (登録申請書の記入例・郵送先・取得後のログイン手順) は、既存記事 ▶ 補助金の申請をオンラインで行うために絶対必要な準備とは で 1 ステップずつ解説していますので、こちらを参照してください。
SECURITY ACTION ★ または★★の宣言
IPA (独立行政法人情報処理推進機構) が運営する 無料の自己宣言制度 です。情報セキュリティ対策に取り組むことを宣言することで、申請要件をクリアできます。
- ★ 一つ星: 「情報セキュリティ 5 か条」(OS とソフトウェアを最新に保つ / ウイルス対策ソフトを導入 / パスワードを強化 / 共有設定を見直す / 脅威や攻撃の手口を知る) を実施・宣言。Web 上で完結
- ★★ 二つ星: 情報セキュリティ基本方針の策定など、より踏み込んだ取り組み
最低でも ★ 一つ星 を宣言すれば申請要件を満たせます。第 2 回公募以降は 2026 年 4 月から運用開始の SECURITY ACTION 管理システム で宣言済みであれば申請可能です。詳しい宣言手順は ▶ IPA SECURITY ACTION 公式サイト を参照してください。
法人申請の必要書類 3 種類 ── 取り寄せ方
履歴事項全部証明書 ── 法務局で 1 通 600 円
取り寄せ場所: 法務局 (本店所在地を管轄する登記所、または最寄りの法務局窓口)
費用: 1 通 600 円
発行有効期限: 申請時点で発行から 3 か月以内 のもの
申請方法は 3 通り:
- 窓口請求: 最寄りの法務局で窓口に申請書を提出 → 即日発行 (混雑時 15 分〜30 分)
- オンライン請求: ▶ 登記・供託オンライン申請システム で請求 → 郵送または窓口受取
- 郵送請求: 申請書 + 手数料分の収入印紙 + 返信用封筒を法務局へ郵送
重要な注意: 「現在事項証明書」ではなく 「履歴事項全部証明書」 を取り寄せること。前者は現在の登記事項のみ、後者は過去の登記履歴も含む全部証明書です。両者は別物で、補助金申請には後者が必要です。
法人税の納税証明書「その 1」または「その 2」
取り寄せ場所: 所轄税務署 (本店所在地を管轄する税務署)
費用: 1 通 400 円
直近分: 直近の事業年度のもの
「その 1」と「その 2」の違い:
- その 1 (納税額等証明用): 納付すべき税額・納付済み額・未納税額を証明
- その 2 (所得金額用): 所得金額を証明
公募要領は「その 1」または「その 2」のどちらでも可です。直近事業年度の納税が完了しているか で取得しやすさが変わります (納税完了済みなら「その 1」が窓口で即発行されることが多い)。事前に税務署窓口で確認すると確実です。
申請方法:
- 窓口請求: 所轄税務署で申請書を提出 → 即日発行
- 郵送請求: 申請書 + 手数料相当の収入印紙 + 返信用封筒を税務署へ郵送
- e-Tax 請求: e-Tax (国税電子申告・納税システム) で請求 → 郵送または電子データで受取
重要な注意: 税理士の印のみが押印された書類は適切な添付資料として取り扱われません。必ず税務署発行の納税証明書を取得してください。
直近分の貸借対照表 (BS) および損益計算書 (PL)
自社で準備 します。税理士に依頼している場合は税理士に発行を依頼するケースもあります。直近期 のものを使用。
注意点:
- 数値が確定したもの (確定申告済みの決算書) を使う
- 別表四 (法人税申告書の税務調整) は不要 (BS / PL のみで足ります)
- 直近期の決算が未確定の場合は前期のものを使う場合もあるため、事務局コールセンターに確認
個人事業主申請の必要書類 4 種類 ── 取り寄せ方
本人を確認するもの (発行から 3 か月以内)
以下のいずれか 1 つを準備します。
- 運転免許証 (有効期限内のもの)
- 運転経歴証明書 (運転免許を返納した方向け)
- 住民票 (発行から 3 か月以内のもの) ── 市役所・区役所・町村役場で発行 (1 通 200〜400 円)
マイナンバーが記載されている場合は 黒塗り にしてから提出します (詳細は後述の注意点章)。
所得税の納税証明書「その 1」または「その 2」── 直近分
取り寄せ場所: 所轄税務署
費用: 1 通 400 円
直近分: 直近の課税年度のもの
法人税納税証明書と同様に「その 1」と「その 2」のどちらでも可です。
直近分の確定申告書の控え
これが個人事業主申請で 最も注意すべき書類 です。税務署が受領したことが分かる控え のみが対象になります。
【原則】税務署受領済みの第一表の控えを提出
- 電子申告 (e-Tax) の場合: 「確定申告書 第一表の控え」に受付番号と受付日時のシステム印字があるもの、または「受信通知 (メール詳細)」を添付
- 紙提出の場合: 税務署の受付印が押印された第一表の控え
【代替手段】上記で受領確認が取れない場合
提出する「確定申告書 第一表の控え」と「同一年度の納税証明書 (その 2 所得金額用)」を併せて提出することで、審査に必要な書類を充足できます。この場合、納税証明書は「その 2 (所得金額用)」を選んでください。
重要な注意:
- 税理士の印のみが押印された書類は適切な添付資料として取り扱われません
- 確定申告書は 令和 7 年 (2025 年) 分 を使用するのが原則。やむを得ない事情がある場合は令和 6 年分も提出可能
所得税の青色申告決算書 または 収支内訳書
確定申告の方法によって以下を準備します。
- 青色申告者: 所得税の 青色申告決算書
- 白色申告者: 収支内訳書
どちらも確定申告時に税務署に提出した書類の控えがそのまま使えます。
補助率 2/3 適用を受ける場合の追加書類
通常枠で補助率 1/2 → 2/3 への引上げを受ける場合、追加書類が必要です。
賃金状況報告シート (補助率引上げ・加点措置①用)
取得方法: 本事業ホームページから所定の様式 (Excel または PDF) をダウンロードして記入
必要記入項目:
- 令和 6 年 10 月 〜 令和 7 年 9 月の期間で「地域別最低賃金以上 〜 令和 7 年度改定後の地域別最低賃金未満」で雇用している従業員の月別カウント
- 該当月が 3 か月以上ある ことを示す
- 全従業員に対する該当従業員の割合が 30 % 以上である ことを示す
賃金状況報告シートで証明する内容
この書類は、補助率 2/3 への引上げ要件 (公募要領 2-3 補足2) を満たすことを示す証憑です。具体的な引上げ条件と判定例は、別記事 ▶ IT導入補助金2026 補助額・補助率・枠の選び方 の H2 9 で詳しく解説しています。
加点措置で必要な追加書類
加点項目を狙う場合、追加書類が必要なものがあります。
IT 戦略ナビ with の実施結果 (加点 9)
取得方法: 中小機構が運営するデジタル化支援サイト ▶ デジ with で「IT 戦略ナビ with」を実施
提出物: 「IT 戦略ナビ with」の実施結果 (IT 戦略マップ) を PDF 形式で出力したもの
注意点: 「IT 戦略ナビ with」実施時に、本事業の申請に用いた GビズID プライム を入力すること (実施結果の GビズID が確認できる必要があるため)。
賃金状況報告シート (加点措置①用) ── 補助率 2/3 用と兼用
加点 14 (低賃金帯従業員 30 % 以上 3 か月以上) を受ける場合は、補助率 2/3 で使う賃金状況報告シートと 同じシートで兼用 できます。
賃金状況報告シート (加点措置②用) (加点 15)
加点 15 (直近月の事業場内最低賃金 +63 円以上) を受ける場合の追加様式。
必要記入項目: 交付申請の直近月における事業場内最低賃金が、令和 7 年 7 月の事業場内最低賃金 +63 円以上の水準 にしたことを示す内容
これらは別の様式なので、加点①と加点②の両方を狙う場合は 2 種類のシート を提出することになります。
書類の注意点 4 つ
ここまで揃えた書類を提出する前に、最後に確認すべき注意点 4 つです。
マイナンバー・保険者番号等の個人情報は黒塗り
公募要領 3-2 (2) の提出書類注意点に「マイナンバー・保険者番号等の個人情報が記載されていない書類を提出すること」と明記されています。住民票や納税証明書にマイナンバーが記載されている場合は、判別できないように黒塗り にしてから提出します。
具体的には、油性マーカーで塗りつぶす・該当箇所を切り取る・コピーして黒く塗りつぶしたものを再スキャンするなどの方法があります。
税理士の印のみが押印された書類は不可
税理士 (税理士法人を含む) の印のみが押印された書類は、適切な添付資料として取り扱われません。
例えば「確定申告書の税理士控え」のように税理士印しか押印されていないものは NG。税務署の受付印 または 電子申告の受領通知 が必要です。
履歴事項全部証明書・本人確認書類は発行から 3 か月以内
「3 か月以内」の起算日 は申請日です。例えば 1 次締切 2026 年 6 月 15 日に申請する場合、発行日が 2026 年 3 月 16 日以降のものが対象です。
逆に言えば、早すぎる取り寄せはやり直しになる ので、書類取り寄せは申請の 1〜2 か月前から開始するのが理想です。
電子証憑は PDF で揃える (スマホ撮影 NG)
事業計画書に添付する見積書・契約書・銀行口座情報は PDF で揃える のが原則です。スマホ撮影の画像は読み取りエラーの原因になります。
スキャナーがない場合は、コンビニのコピー機 (PDF スキャン機能) を使うのが確実です。
書類の取り寄せ段取り (8 週間カレンダーと連動)
申請全体の8週間カレンダー (申請書類以外も含めた段取り) は別記事 ▶ 申請の流れ・スケジュール 2026 の H2 2 をご覧ください。本章では 書類取り寄せ に絞って再構成しています。
締切から逆算した書類取り寄せのスケジュールです。
| 締切から | やること |
|---|---|
| 8 週間前 | GビズID プライム取得申請 (郵送審査 約 2 週間) |
| 6 週間前 | SECURITY ACTION ★ または ★★ 宣言 / IT 導入支援事業者の選定 |
| 6 〜 4 週間前 | 履歴事項全部証明書・納税証明書の取り寄せ申請 (郵送の場合は時間がかかる) |
| 4 週間前 | BS / PL の準備 (税理士に依頼する場合は早めに依頼) |
| 2 週間前 | 電子証憑 (見積書・契約書・銀行口座情報) の PDF 化 |
| 1 週間前 | 申請書類一式を整理 / 賃金状況報告シート記入 / マイナンバー黒塗り処理 |
申請の 14 ステップ全体は別記事 ▶ IT導入補助金2026 申請の流れ・スケジュール 2026 で詳しく解説しています。
よくある質問 5 つ
履歴事項全部証明書は郵送請求できる?
できます。最寄りの法務局あてに申請書 + 手数料分の収入印紙 + 返信用封筒を郵送します。受取まで 約 1 週間 かかるため、申請の 2 か月前には請求を出すのが安全です。または ▶ 登記・供託オンライン申請システム で請求すれば窓口受取が可能で、郵送より速いことが多いです。
納税証明書「その 1」と「その 2」のどちらを取ればよい?
どちらでも可 ですが、「その 1」(納税額等証明用) のほうが申請しやすいケースが多いです。ただし、個人事業主で確定申告書の受付確認が取れない場合は、代替手段として「その 2 (所得金額用)」を提出することになるので、その場合は 「その 2」を選んでください。
確定申告書を電子申告 (e-Tax) で出した場合の受付確認はどうする?
電子申告の場合は 「確定申告書 第一表の控え」に受付番号と受付日時がシステム印字されている か、「受信通知 (メール詳細)」が添付できる かのいずれかで受領確認が取れます。e-Tax で受信通知を受け取ったメールを PDF 化して添付するのが最もシンプル。
賃金状況報告シートの様式が分からない場合は?
本事業ホームページから所定の様式をダウンロード します (▶ it-shien.smrj.go.jp からアクセス)。記入方法の詳細は様式に記載されているので、まずダウンロードして記入例を確認してください。
個人事業主だが青色申告ではなく白色申告の場合は?
白色申告の場合は「収支内訳書」を提出 します。青色申告と白色申告の違いは公募要領上の取り扱いの違いはなく、それぞれの申告方式で税務署に提出した書類の控えがそのまま使えます。
30 秒チェックリスト
申請の提出前に、以下 12 項目を最終確認してください。
- ☐ GビズID プライムを取得済み (8 週間前から動き始めた)
- ☐ SECURITY ACTION ★ または ★★ を宣言済み
- ☐ (法人) 履歴事項全部証明書 (発行から 3 か月以内) を取得済み
- ☐ (法人) 法人税の納税証明書「その 1」または「その 2」を取得済み
- ☐ (法人) 直近期の BS / PL を準備済み
- ☐ (個人事業主) 本人確認書類 (発行から 3 か月以内) を準備済み
- ☐ (個人事業主) 所得税の納税証明書「その 1」または「その 2」を取得済み
- ☐ (個人事業主) 確定申告書の控え (受付印 または 受信通知) を準備済み
- ☐ (個人事業主) 青色申告決算書 または 収支内訳書を準備済み
- ☐ 補助率 2/3 適用を受ける場合の賃金状況報告シート (補助率引上げ・加点措置①用) を記入済み
- ☐ 加点措置に必要な追加書類 (IT 戦略マップ / 賃金状況報告シート 加点②用) を準備済み
- ☐ マイナンバー・保険者番号は黒塗り処理済み
まとめ
記事のまとめです。
5 行サマリー
- 必要書類は 全員共通 2 つ (GビズID プライム + SECURITY ACTION) + 法人 3 種類 または 個人事業主 4 種類
- 代替書類は一切不可 (履歴事項全部証明書 / 納税証明書 / 確定申告書の控え は厳格)
- 補助率 2/3 適用 / 加点措置を受ける場合は 賃金状況報告シート 1〜2 種類 が追加で必要
- マイナンバー黒塗り / 税理士印のみ NG / 発行 3 か月以内 / 電子証憑は PDF の 4 注意点
- 書類取り寄せは申請の 8 週間前から スタート。GビズID 取得が郵送審査 2 週間で律速
次に読む
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- 別記事 ▶ 対象・要件をわかりやすく (自社が対象になるか判定)
- 別記事 ▶ 補助額・補助率・枠の選び方 (枠選び 4 ステップ判定)
- 別記事 ▶ 申請の流れ・スケジュール 2026 (14 ステップ詳細)
- 別記事『対象 ITツールの探し方・選び方』(近日公開)
- 既存記事 ▶ 補助金の申請をオンラインで行うために絶対必要な準備 (GビズID 取得の詳細手順)
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IT導入補助金2026 の必要書類について解説しました。コツコツと積み上げて、確実な採択を勝ち取っていきましょう。
