5W2H（5W1H)で考えろって言われたけどそれって何？
そんな悩みにお答えします。
☑️記事の内容
- 【意外と知らない】5W2Hとは何？5W1Hとどう違うの？
- どんな場面で5W2Hを使うのか？
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。
そんな私が解説していきます。
【意外と知らない】5W2Hとは何？5W1Hとどう違うの？
5W2Hとは
- Why（なぜ） 理由の要素。理由や目的など
- What（何を） 内容の要素。対象物や業務内容など
- Who(だれが） 人の要素。役割や担当者など
- When（いつ） 時間の要素。期間や期限など
- Where（どこで） 場所の要素。場所や行き先など
- How much（いくら） 費用の要素。コストや損失など
- How to manage（どのように） 方法の要素。方法や手段など
という7つの確認事項のことです。
5W1Hとの違いはHow mach（いくら）があるか無いかです。
最近ではコスト効率が重要視され、5W2Hが主流ですので5W2Hについて解説します。
例として「製造部内の改善ミーティング」を題材に5W2Hの項目について解説します。
Why（なぜ） 理由の要素。理由や目的など
まず、Whyで「なぜやるのか」を明確にします。
目的によってするべきことが異なるため最初はWhyで考えます。
「製造部内の改善ミーティング」を開催する理由について、部内の情報共有を目的にするのか、部内代表の改善事例を選ぶのかなどその内容は異なるはずです。
「部内の情報共有のために改善ミーティングを行う」とします。
目的がハッキリしないとその後の内容が大きく変わってくるのでまずは、このWhyで考え、明らかにしましょう。
What（何を） 内容の要素。対象物や業務内容など
目的がハッキリしたのですることが決まってきます。
今回の「部内の情報共有のために改善ミーティングを行う」であれば以下のような内容が考えられます。
- 挨拶
- 実績の報告
- 他現場へ展開するもののリストアップ
- 今後の予定についての打ち合わせ
この内容についてWhatの中身を明確にしていきます。
- 挨拶 （人選→挨拶の依頼）
- 実績の報告 （人選→報告の依頼→資料の準備）
- 他現場へ展開するもののリストアップ （リストアップの基準の設定）
- 今後の予定についての打ち合わせ （打ち合わせで決定する内容の明示）
このように作業プロセスを明確にすると後から抜け、もれに気づいてその場しのぎをするなんてことを防ぐことができます。
Who(だれが） 人の要素。役割や担当者など
誰がやるのかを決めていきます。
何をやるのかが決まっているので決めやすいはずです。
- 挨拶 →部長
- 実績の報告 →各係長
- 他現場へ展開するもののリストアップ →自分とAさん
- 今後の予定についての打ち合わせ →部長、各係長
このように担当や人選をします。
When（いつ） 時間の要素。期間や期限など
「いつやるのか（開催するのか）」と「いつまでにすべきのか」を決めます。
「部内の情報共有のために改善ミーティングを行う」の「いつやるのか」は日程を決定します。
参加者のスケジュール調整の依頼もして決定しましょう。
「いつまでにすべきか」は何を誰がやるのか決まっているのでスケジュールなどを確定させていきます。
Where（どこで） 場所の要素。場所や行き先など
「部内の情報共有のために改善ミーティングを行う」の開催場所を決定します。
内容や参加者、日程が決まっているので最適な場所の選択肢は限られているはずです。
このWhereは必ずしも5番目に考えるとは決まっていません。
場所を優先してものごとを決める必要性がある場合もあります。
柔軟に考えていきましょう。
How much（いくら） 費用の要素。コストや損失など
「部内の情報共有のために改善ミーティングを行う」のような社内イベントの場合は特に工数で計算します。
時給単価×人数×開催する時間＝イベント実施の工数となります。
工数以上の成果必要ですし、成果が見合わない場合は再検討が必要な場合もあります。
How to manage（どのように） 方法の要素。方法や手段など
仕事や作業においても進捗管理や課題の管理が必要なように社内イベントにも全体の管理が必要です。
「部内の情報共有のために改善ミーティングを行う」であれば関係者のアポ取りや、依頼事項、当日の進行準備などです。
以上が5W2Hです。
5W1Hはこの考え方からHow muchつまりコストの確認事項を抜いたものです。
このように5W2Hを使えば準備や計画のもれ抜けを防ぐことができます。
どんな場面で5W2Hを使うのか？
実際に使う場面を紹介します。
- 改善や仕事の計画を立てるとき
- 上司への報告をするとき
- 日報等の文章の作成
- 企画や提案をするとき
などがよく使う場面です。
改善や仕事の計画を立てるときの例
Why（なぜ） なぜその改善をするのか「部品Aの不良が10％を超えているから」
What（何を） どういう改善をするのか「設備のC部品の取り付け方向を間違えないような手順を」
Who(だれが） 担当者は誰なのか「班長とA作業者とB作業者」
When（いつ） いつまでに改善を行うのか？「来週末までに」
Where（どこで） 現場で事務所で？どこで行うのか？「現場で確認し事務所で作成」
How much（いくら） いくらかかるのか？「6時間×3人×時給単価 ＋ 資材金額」
How to manage（どのように） どのように進捗管理をするのか？「ガントチャートを使って管理する」
のように改善の計画を立てます。
上司への報告をするときの例
Why（なぜ） なぜ報告をするのか「業務手順上で必要な事案が発生したから」
What（何を） どういう報告をするのか「切創災害が発生した」
Who(だれが） 誰なのか「A作業員」
When（いつ） いつの事なのか？「今日の午前11：20分ごろ」
Where（どこで） どこでか？「A作業員の作業エリアで」
How much（いくら） 対応工数は？「現場検証や資料作成に2時間」
How to manage（どのように） どのように報告するのか？「取り急ぎの1次報告後、残業を行い現場検証、資料作成、2次報告を行う」
のように確認した項目をまとめて適切な文章にして報告します。
報告事項にもれや抜けがなくなります。
日報等の文章の作成
Why（なぜ） なぜするのか「手順の見直しによる業務効率化のため」
What（何を） どういうことをするのか「現在の業務手順をフローチャートにする作業を」
Who(だれが） 誰と誰が？「私がとAさんで」
When（いつ） いつの事なのか？「今日の10:00から13：まで」
Where（どこで） どこでか？「B会議室で」
How much（いくら） 対応工数は？「4時間×2人×チャージ」
How to manage（どのように） どのように行っか？「マニュアルを確認しながら作成作業を行った」
といったことをまとめておくことで日報等の文章をスラスラと書くことができます。
企画や提案をするとき
Why（なぜ） なぜその企画を行うのか「社員同士の親睦を深めるため」
What（何を） 何をするのか「ソフトボール大会を」
Who(だれが） 誰をターゲットとして？「製造部と管理部のメンバー全員を対象に」
When（いつ） いつ開催するのか？「5月13日 9:00から」
Where（どこで） どこで開催するのか？「市民球場Aグランドで」
How much（いくら） 予算は？「グランド使用料金、保険料、飲み物等で○〇〇○円」
How to manage（どのように） どのように管理していくか？「メールで参加募集後、運営でチーム分け、メールで日時の送付、他事項等をガントチャートで管理」
のように考え、企画をまとめて報告や提案をします。
まとめ
記事のまとめです。
- 5W2Hとは
- Why（なぜ） 理由の要素。理由や目的など
- What（何を） 内容の要素。対象物や業務内容など
- Who(だれが） 人の要素。役割や担当者など
- When（いつ） 時間の要素。期間や期限など
- Where（どこで） 場所の要素。場所や行き先など
- How much（いくら） 費用の要素。コストや損失など
- How to manage（どのように） 方法の要素。方法や手段など
- 5W2Hを日常的に使う場面
- 改善や仕事の計画を立てるとき
- 上司への報告をするとき
- 日報等の文章の作成
- 企画や提案をするとき
多くの情報を整理して考えることで報告や事前準備が正しく行えるようになります。
仕事や業務において無意識に使えるようになるまで意識して活用しましょう。
